Comprando o que não sabia; recebendo o que não queria: A importância de especificar corretamente uma solicitação de compras – Adm. Giulliano Álvares R

Adm. Giulliano Álvares Roberto

“Certo dia, Zé Pedreiro pediu ao departamento de compras da empresa em que trabalhava para comprar 1 O 2 sacos de cimento, pois precisava terminar a obra de ampliação da fábrica. Rapidamente, João Comprador contatou os fornecedores, negociou os preços, prazos e emitiu o pedido de compras.

Quando o material chegou, Zé Pedreiro quase infartou! Um caminhão de sacos de cimento estava na porta da fábrica, aguardando para ser descarregado. Imediatamente, ligou para o João Comprador cobrando explicações. João Comprador então informou que comprou ‘102 sacos de cimento’, conforme solicitado. Ocorre que Zé Pedreiro havia informado errado, na verdade ele queria 1 ou 2 sacos de cimento, apenas.”

Esta pequena história, fictícia ou não, resume claramente as dificuldades que vários compradores e profissionais de suprimentos têm enfrentado quase que diariamente: PROBLEMAS NA ESPECIFICAÇÃO CORRETA DO QUE DEVE SER COMPRADO. Retrabalhos quanto a compras feitas de forma errada, devido a uma especificação incorreta, além do tempo perdido, geram perdas financeiras e paradas no processo de produção de uma indústria, por exemplo. E muitas vezes, essas perdas são irrecuperáveis.

Para que se possa realizar um processo de compras com a máxima agilidade, assegurando de que foi feita a melhor negociação quanto a preços, prazos, condições de pagamento, dentre outros quesitos, é de suma importância que a descrição técnica correta e detalhada do item seja repassada ao responsável pela compra. E para que se tenha esse equilíbrio, a importância de se especificar corretamente uma solicitação de compras é fundamental.

Além disso, deve-se assegurar de que a solicitação ‘foi entendida e compreendida’ pelo comprador, para que não haja dúvidas. Persistindo, estas deverão ser sanadas até que se tenha conhecimento e certeza do que será comprado. Sem desmerecer qualquer outro, é o setor de compras (ou suprimentos, como desejar) um dos responsáveis por fazer com que a empresa seja competitiva e destaque-se dentre os demais concorrentes de seu segmento; afinal, além dos avanços tecnológicos e da qualidade de sua equipe de funcionários ela deverá, também, assegurar-se de que os investimentos realizados foram, de fato, os melhores possíveis, a preços e condições justas perante o mercado.

As empresas visam principalmente ao lucro; e todo e qualquer processo de compras bem executado (alinhado a outros processos, claro) permite que se atinja os objetivos de modo a manter uma boa saúde financeira, garantindo em alguns casos que se distribua os lucros entre seus colaboradores.

*Adm. Giulliano Álvares Roberto é Profissional da área de Suprimentos e Logística, especialista em Negociações. Atuou em empresas de diversos segmentos, tais como telecomunicações, mineradoras e atualmente atua como Coordenador de Suprimentos
e Logística na Usina Bambuí.

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