CINCO PRINCIPAIS DICAS PARA IMPLANTAR UM PROGRAMA DE QUALIDADE EM SEU NEGÓCIO – Adm. Thais Ribeiro

Em 2013, criei o Programa Inspire Qualidade (PIQ) que é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade, que foi implantado inicialmente em cartórios. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar qualquer negócio em uma verdadeira referência mundial. Hoje, o Inspire Qualidade é uma metodologia de qualidade para qualquer tipo de negócios e pessoas que desejam melhorar e evoluir seus resultados.

Você sabe como é difícil fazer gestão? Imagine qualidade! Agora, complique isso dez vezes mais para a área de cartórios. É um desafio constante permanecer nessa jornada para levar a gestão para cartórios de uma forma simples, rápida e impactante, que faça essa classe perceber o quanto é necessária a qualidade na prestação de serviços à sociedade brasileira, principalmente os serviços de cartorários que são tão importantes para a nossa vida.

As indústrias e as empresas em geral já possuem essa preocupação e têm se mantido mais abertas a esse tipo de metodologia. No passado, empresários queriam apenas um certificado para facilitar o livre comércio e o mercado B2B, com foco somente em aumentar seu faturamento. Criavam um sistema fantasma e chegavam até mesmo a ludibriar seus colaboradores, já que fraudar dados era prática comum ao mundo dos negócios.

Hoje, a atualização das normas e leis, a automatização das tecnologias e dos processos, com compliance, com a consciência sobre os reais desperdícios cometidos pelas organizações, principalmente no que tange tempo, dinheiro e pessoas, têm feito os empreendedores pensarem em uma forma diferente na implantação de um Programa de Qualidade.

O Programa de Qualidade atual vem com foco na mudança de mentalidade e comportamentos dentro da organização, buscando além da qualidade dos processos, produtos e serviços – a qualidade de vida e o sucesso sustentável.

Já passou da hora de você pensar em ter um negócio que funcione sem você, que tenha longevidade e um plano de sucessão baseado no seu estilo e propósito de vida. A geração startups está aí para provar que a consciência sobre a forma de fazer gestão e qualidade está quebrando paradigmas com metodologias disruptivas. Nesse momento, é esperado que você já tenha quebrado seus padrões, estabelecido novas perspectivas e influenciado as partes interessadas a promoverem essas transformações de acordo com os objetivos definidos.

Control C e control V não funcionam mais para possuir um Programa de Qualidade em seu negócio. Ele deve ser VIVO e fazer parte da sua rotina, da sua vivência, da sua história.

Muitos empreendedores e gestores da Qualidade de vários negócios têm me procurado preocupados com os altos investimentos de um Programa da Qualidade para possuir esses benefícios em seus negócios. Como eu sempre digo: “qualquer coisa que você for fazer na vida haverá um certo tipo de investimento. A pergunta é: você está disposto a pagar para conseguir os resultados que deseja?” Bom, a maioria deles se convenceram de fazer o primordial para ingressar nesta Jornada da Qualidade: fazer uma das Imersões do PIQ, sendo guiado por sua mentoria.

Resolvi então listar alguns itens essenciais para que você inicie hoje o foco de melhoria da gestão em seu negócio sem precisar obrigatoriamente de uma consultoria de Qualidade:

  1. Envolva sua equipe – a primeira dica essencial para iniciar qualquer programa da Qualidade para Negócios é o envolvimento das pessoas. Cultivar um rito de abertura, realizar treinamentos e reuniões sobre os conceitos da Qualidade, qualificar e educar nos direcionamentos para melhorar o conceito e aplicação da Qualidade, gerar um ambiente para participação e contribuição para implantar o programa constituem a base primordial para a sustentação do que for iniciado internamente. Ah, lembre-se sempre de registrar tudo isso!
  2. Mapeie seus pontos fortes e oportunidades de melhorias – escute sua equipe, crie uma mentalidade de mudança e desenvolva canais para ouvir elogios, reclamações e sugestões de todas as partes interessadas. Use pesquisas, reuniões e classifique os comentários, bem como demais ideias geradas, entre pontos fortes, problemas atuais, oportunidades e ameaças internas e externas, já realizando uma análise crítica sobre todos os itens gerados.
  3. Planeje as mudanças e crie objetivos a serem atingidos – com o item anterior, você conseguirá criar um plano de ação estratégico para curto, médio e longo prazo, inserindo responsáveis e prazos para a execução das melhorias e mudanças em questão. Você pode segmentar as ações pelas temáticas: Clientes e Sociedade, Processos Internos, Crescimento e Aprendizagem e, por último, Financeiro. Com isso, é possível incluir objetivos para cada temática e responder às perguntas: por que é importante desenvolver todas essas ações para essa temática? O que eu quero atingir?
  4. Crie metas e indicadores para cada objetivo – pense em formas de verificar se esses objetivos foram cumpridos e atingidos, por meio dos indicadores. Se um objetivo seu é, por exemplo, melhorar a satisfação dos clientes e você tem várias ações a serem realizadas, como você saberá que a satisfação dos clientes foi melhorada com a execução de todas essas ações? Bom, sugiro a aplicação de uma pesquisa, cuja a meta do resultado seja uma satisfação maior que 90% entre todos os pesquisados. Assim, você conseguirá perceber os resultados de todos os esforços realizados para atingir esse objetivo.
  5. Acompanhe os resultados e melhore sempre – crie uma rotina periódica de se reunir com sua equipe para acompanhar as ações, sua eficácia e certifique-se da necessidade de alguma melhoria como recursos, materiais, informações, equipamentos, mudança de meta, enfim, o que for útil e necessário para o cumprimento dos objetivos. Escute sua equipe. Crie padrões, mas seja flexível sempre. Revise, reavalie constantemente o que foi feito. Sempre há formas de simplificar e aperfeiçoar o que já foi estabelecido.

Esses itens são os requisitos básicos para desenvolver uma Gestão de Qualidade em sua organização sem precisar necessariamente de uma consultoria.

Você deve entender essa Mentalidade da Gestão e Qualidade para que possa guiá-lo a conquistar resultados internos e elevar a motivação e o reconhecimento interno em toda a sua equipe. É impossível falar sobre qualidade sem falar das pessoas e da cultura que rege sua organização. Lembre-se: a empresa é a cara do dono! Se você não está feliz com a sua realidade, reflita. Recomendo que inicie “para ontem” esse Programa de Qualidade.

Você pode, a qualquer momento, tomar a decisão de utilizar essas dicas em seu negócio para iniciar a Jornada da Qualidade e compartilhar com colegas seus resultados e práticas estabelecidas. Você pode decidir também solicitar um apoio técnico profissional de um administrador qualificado no desenvolvimento de Programas de Qualidade, já que é uma área privativa a essa profissão e, claro, os ganhos são rápidos e pragmáticos. Também pode solicitar visitas técnicas, imersões, mentoria a distância ou qualquer outro tipo de apoio para iniciar o seu programa agora. O importante é começar!

Gostou desse artigo? Envie seu comentário para que eu possa desenvolver outros artigos com temas de acordo com a sua dificuldade na gestão do seu negócio.

Thais Ribeiro é Especialista em Programas de Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Gestão de Pessoas. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

*As informações contidas no artigo são de responsabilidade do autor, isentando o CRA-MG de dados equivocados e plágios.

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