Como criar o Plano de Estratégia para a sua organização – Adm. Thais Ribeiro

Poucas organizações realizam a prática de Planejamento Anual de forma correta, transformando o método em algo pouco ou nunca utilizado.

Por isso, resolvi escrever essas dicas para que você possa iniciar seu Planejamento Anual de uma forma específica e orientada. Vamos lá?

1 – Se você já utiliza essa prática, talvez esse artigo não traga muitas novidades, mas acredito que possa fornecer uma forma mais simplificada de pensar o método. Existe uma regra básica: envolva sua equipe na execução deste plano. Façam juntos, integre, torne o plano algo da equipe e deixe livre para que todos amadureçam pensando como donos da organização. Só assim  você criará uma gestão compartilhada, responsável e focada em resultado.

Destaque o propósito da organização: onde vocês desejam chegar em 10 anos, por exemplo. Como você e sua equipe se veem? Escreva seu objetivo e direcione todo o Plano para ser norteado de acordo com esse propósito maior. Se você já tem definido, o momento é de verificar se ele continua válido.

2 – Inicie o plano por uma análise do ano ou da situação atual. É importante você analisar o ambiente interno e externo da sua organização, tente colher o máximo de informações possíveis para tomar decisões e projetar metas específicas e mensuráveis que retratem a sua realidade.

Faça uma lista de resoluções das metas concluídas em seu planejamento do ano. Se não conseguiu, insira o porquê e, se ainda for importante, reprograme para o ano seguinte.

Você pode utilizar a Matriz de Análise do Ambiente Interno, projetada através da análise dos pontos fortes, fracos, pontos de melhorias e riscos. Utilize também a Matriz de Análise do Ambiente Externo, que utiliza a análise de cenário político, econômico, socioambiental e tecnológico. A Matriz FOFA (ou SWOT no inglês) é a mais utilizada, pois ela que agrega os dois ambientes de forma mais simples: fortalezas, oportunidades, fraquezas e ameaças.

Verifique também os resultados atuais de seus processos. Os mais utilizados nas organizações são: Índice de Produtividade; Índice de Cumprimento de Prazos; Índice de Qualidade (ou Retrabalho); Índice de Satisfação do Cliente; Índice de Satisfação do Clima Organizacional; Índice de Absenteísmo; Índice de Treinamentos; Índice de Qualidade de Fornecedores; Índice de Tempo de Espera e de Atendimento.

3 – Priorize qual o tipo de problema ou demanda de gestão que você precisa resolver, conforme a Matriz GUT (Gravidade, urgência e Tendência). Segregue os temas nos quatro pilares da metodologia BSC (Balance Scorecard): Cliente e Sociedade, Processos Internos, Conhecimento e Aprendizagem e Finanças. Com essa segregação, é possível analisar os riscos emergentes da sua organização.

4 – Inicie o mapeamento dos Objetivos Estratégicos de acordo com os pilares do BSC. Primeiramente, responda: “O que quero atingir resolvendo esses riscos e problemas em minha organização?” A resposta pode determinar de forma assertiva a real meta que você e sua equipe desejam atingir. Desenvolva os indicadores de resultado para saber se você conseguiu atingir cada objetivo definido no final do ciclo.

5 – Estabeleça metas de acordo com a metodologia SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Realizável e com Tempo definido) para cada indicador, ou KPI´s em inglês. Lembrando que as metas podem ser definidas por trimestre, semestre ou anuais.

6 – Estabeleça o Plano de Ação Estratégico de acordo com os pilares do BSC. Lembre-se de ter consciência sobre os custos com a gestão do tempo interno. Atividades sem prioridade definida e tarefas insignificantes são altamente prejudiciais. Na rotina, surgem diversos gargalos de tempo que podem fazer com que o plano de Ação Estratégico seja catastrófico. Atente-se para os principais vilões do tempo e como eles atingem sua organização. Alguns exemplos: reuniões em excesso, atividades burocráticas (ou fora da meta), tarefas piratas, distrações constantes.

Adote um timesheet, ou seja, saiba o tempo investido nas ações, projeto ou melhoria a ser realizada durante o ano. Tenha previsão dos custos e investimentos e saiba controlá-los durante o tempo da ação para correlacionar o nível de acerto do planejamento. Demande um responsável para cada ação.

O plano de ação produz outros pontos prioritários, como: ações para datas comemorativas, ações para projetos socioambientais (que podem ou não estar correlacionado com as datas comemorativas); necessidades de treinamentos; necessidade de contratação de prestadores de serviços; plano orçamentário ou o Budget direcionado ao responsável para executar aquela atividade e adote sempre a prestação de contas ou o Accountability, para trazer transparência ao processo.

7 – Dissemine o Plano. É hora de apresentar as diretrizes para todos os colaboradores avaliarem com sugestões e ajustes. Deixe o plano num painel de gestão a vista ou utilize ferramentas digitais para que todos tenham acesso. Recomendo utilizar o Trello para controlar todo o plano de ação e evidenciar sua eficácia com a colaboração de todos os colaboradores.

Assim, você deixa de apagar incêndios, economiza, envolve outras pessoas e compartilha os desafios de sua organização, caminha junto com um time fortalecido com uma visão de futuro clara e transparente para todos, motivando e conectando toda a equipe.

Esse Plano tem que se manter vivo durante todo o ano dentro da organização, pode ser reprogramado, reajustado, e novas ações podem ser inseridas.

Se você tiver dúvidas ou dificuldades, deixe seu comentário ou envie uma mensagem para que eu possa te ajudar melhor.

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Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação de ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.
Contato: thais@inspirequalidade.com.br